Waarom standaardisatie via ETIM zo belangrijk is

 

Bijdrage van Jeroen van der Holst, manager ETIM bij Ketenstandaard Bouw en Techniek.

Iedereen heeft het erover: we moeten digitaliseren om de concurrentie op het wereldtoneel aan te kunnen met grootmachten zoals China en USA. Maar wat houdt dat eigenlijk in? En waar is ETIM in dit verhaal in te passen? ETIM is, zoals vele standaarden een klein stukje van de totale puzzel. Maar zonder dat ene puzzelstukje is de puzzel niet compleet. Door classificatie van producten en kenmerken te standaardiseren in het ETIM Technisch Informatie Model leg je het fundament voor automatische uitwisseling voor zeer gedetailleerde technische informatie over producten. Maar voordat we op ETIM specifiek ingaan, is het belangrijk om eerst even stil te staan bij het belang van standaardisatie.

Aan elke digitaliseringsrevolutie gaat een golf van standaardisatie vooraf

 

Standaarden zijn onmisbaar in het proces van digitalisering. Als je wilt digitaliseren, dan wil je processen optimaliseren en informatie structureren zodat je de afhandeling van die processen en informatieverwerking kunt overlaten aan computers. Zo is het Hypertext Transfer Protocol (HTPP) een belangrijke standaard die communicatie over het internet mogelijk maakt. De International Bank Account Number (IBAN) maakt internationaal betalingsverkeer een stuk eenvoudiger. En de 5G standaard maakt supersnelle datacommunicatie via een mobiel netwerk mogelijk.

Groeiende productassortimenten vragen om structuur

Het totale aantal producten dat in de Bouw en Techniek sector wordt aangeboden op de Nederlandse markt groeit gestaag en loopt in aantal op in de miljoenen. Wanneer grote aantallen producten worden geproduceerd, verhandeld en verwerkt, dan komt er een moment dat het steeds lastiger wordt om producten te vinden die precies voldoen aan de technische behoefte. Individuele bedrijven kunnen dit oplossen door producten in categorieën, soorten en groepen in te delen en daar per groep kenmerken aan toe te kennen die vervolgens per product worden gevuld met informatie. Dat is in de basis wat classificeren inhoudt. Maar wat nu als die informatie gedeeld moet worden met derden? Of als de informatie van 200 leveranciers moet worden aangeleverd? En data bij groothandelaren en aannemers en installatiebedrijven in allerlei verschillende bestandsformaten, voorzien van verschillende indelingen en categoriseringen en kenmerken-sets wordt binnengehaald? De chaos is niet te overzien. Vele manjaren worden vervolgens geïnvesteerd in het converteren, rechercheren en redigeren van de aangeleverde informatie.

Toenemende vraag naar gedetailleerde technische informatie

Of het nu om een configurator, rekenhulp, BIM object, app, catalogus of een webshop gaat; om dit alles soepel te laten functioneren is vaak een ander detailniveau van productinformatie nodig. Een simpel lijstje met artikelnummer, omschrijving, prijs en levertijd volstaat al lang niet meer. In de bouw en technieksector wil men steeds vroeger in het ontwerp- en realisatieproces kunnen beschikken over gedetailleerde technische productinformatie. Met de invoering van de Wet Kwaliteitsborging voor het Bouwen (WKB) en de daarbij behorende dossiers voor de consument en het bevoegd gezag gaat die vraag alleen maar groter worden.

Productassortimenten veranderen voortdurend

De time-to-market van nieuwe ontwikkelingen wordt steeds korter, net zoals de periode waarin dat product wordt geproduceerd. Dit vraagt om nieuwe efficiëntere manieren om productinformatie te delen door de bedrijfskolom. In plaats van informatie overtikken uit een catalogus wordt informatie nu kant en klaar direct van de bron (Fabrikant) gevraagd door de hele bedrijfskolom eronder.

Miscommunicaties in het bestelproces

Veel retourzendingen, credit nota’s en klachten worden veroorzaakt door fouten in het bestelproces. Onlangs heeft een onderzoek onder binnendienstmedewerkers uit de bouwmaterialenhandel uitgewezen dat ongeveer de helft van informatie die ontbreekt over producten gaat over technische details. Die technische details worden opgezocht op internet, of met zoekt rechtstreeks contact met de fabrikant.(Bron: HIBIN/USP). Daar gaat dus veel kostbare tijd verloren, en echt goede controle en validatie op wat er via google wordt gevonden op internet is er niet. Dat in ogenschouw genomen, samen met de steeds sneller opvolgende wijzigingen in het productassortiment, is een nachtmerrie voor werkvoorbereiders en BIM modelleurs, maar ook voor fabrikanten en groothandelaren. Bedenk eens wat het zou opleveren als je het aantal fouten in het bestel en leverproces kunt reduceren met 50%. Hoeveel uren, vrachtkosten, gemiste toekomstige omzet en onverkoopbare voorraad kan worden uitgespaard? Vlugge ‘over de duim’ berekeningen bewijzen maar al te snel het nut van goede data kwaliteit.

Nieuwe digitale processen vragen om beschikbare data

Data wordt ook wel het nieuwe goud genoemd. Data is pas waardevol als de kwaliteit daarvan ook goed is. Kwalitatief goede en gevalideerde productdata is heel waardevol. Als iedereen dezelfde standaard classificaties gebruikt zoals ETIM is het mogelijk om vanuit een BIM tekening via klassen en kenmerken te zoeken naar marktaanbod dat technisch voldoet. Zo kan worden voorkomen dat inkoopafdelingen ontwerpspecificaties, zoals voorgeschreven in bijvoorbeeld de STABU bestekken, negeren bij de keuze van een alternatief. Uiteindelijk verandert er maar één ding: afnemers van producten selecteren eerst op technische compatibiliteit op basis van klassen en kenmerken, pas daarna zal merk-voorkeur nog steeds bepalen wie de order krijgt.

Internationalisering van de markt

Internationaal zakendoen kan soms onverwachte consequenties hebben voor de bedrijfsvoering. Ieder nieuw land / taal combinatie vraagt een investering in een nieuwe taal in uw informatiemanagement. Vertalen kan een dure hobby worden wetende dat de bruto prijs van een vertaald woord tussen de 18 en 26 eurocent ligt. Daarnaast weet niet ieder vertaalbureau om te gaan met vakjargon uit de branche. Het gaat in de bouw en techniek sector om specifieke terminologie die niet terug te vinden is in vertaal-software. Door alle klassen, kenmerken en keuzeopties te voorzien van een codering, kunnen aan die coderingen vertalingen worden verbonden die door lokale vaklui uit de branche worden beheerd. Zo kan iedereen van die ene inspanning de vruchten plukken.

De voordelen van ETIM

Doordat een structuur, indeling naar soorten en vaste set kenmerken als standaard worden gebruikt in de hele keten, kunnen sets met materdata feilloos door standaard software worden ingelezen, verwerkt en worden samengevoegd in systemen. Dit levert de volgende voordelen op:

• Informatie direct van de bron.
• Geautomatiseerd uitwisselbaar: alle klassen, kenmerken, keuzeopties zijn gecodeerd.
• Vertalingen van klassen en kenmerken door vaklui uit het land zelf.
• Makkelijk verwerkbaar in alle gangbare PIM systemen.
• Tijdwinst door herbruikbaarheid van de informatie. Iedereen kan met hetzelfde bronbestand geholpen worden.
• Reductie van faalkosten door toename van de datakwaliteit en actualisatiefrequentie.

ETIM in de basis

ETIM is een classificatiemodel. Het is als het ware een ILS (informatie leverings- specificatie) tussen fabrikanten en de gehele onderliggende bedrijfskolom. Die ILS-en ontstaan door als branche per soort product vast te leggen welke kenmerken dienen te worden aangeleverd door de makers ervan. De resultante hiervan noemen we een klasse. Deze klassen worden op nationaal en internationaal niveau beheerd door de diverse lokale kantoren van ETIM, waarvan Ketenstandaard Bouw en Techniek het kantoor voor Nederland is. Echter, het inhoudelijke beheer van de classificaties wordt met behulp van werkgroepen en individuele verzoeken uit de markt gestalte gegeven. Het zijn de gebruikers van de classificaties die het beste op de hoogte zijn van alle nuttige kenmerken uit de branche.

Voorbeeld: de klasse Latei. De definities van klassen zijn vrij toegankelijk te raadplegen via de site van ETIM International

 

Onder translations kun je ook zien hoe de synoniemen de vindbaarheid van de producten kan worden vergroot.

 

Als je op een code van een kenmerk of keuzeoptie klikt, krijg je meteen de vertalingen te zien die onder deze code zijn opgeslagen.